Ongebruikte softwarelicenties vinden in één middag

Bij bijna elk bedrijf dat groeit of verandert, ontstaan ongebruikte licenties. Je betaalt ze elke maand, ook als niemand ze gebruikt. Nieuwe collega's krijgen snel toegang tot de software die ze nodig hebben. Als iemand vertrekt of van functie wisselt, wordt de licentie zelden opgezegd. Niemand doet iets fout. Er is gewoon niemand voor wie het een taak is.

Het goede nieuws: je hebt geen groot project nodig om dit op te ruimen. Met deze vijf stappen kom je in een middag een heel eind.

1. Maak een lijst van alle softwarekosten

Vraag je boekhouding om alle betalingen aan softwareleveranciers van de afgelopen twaalf maanden, inclusief creditcardbetalingen. Daar zitten vaak abonnementen tussen die niemand meer kent.

2. Noteer per abonnement het aantal betaalde licenties

Dat staat op de factuur of in het beheerportaal van de leverancier, meestal onder abonnement of facturatie.

3. Vergelijk met het aantal echte gebruikers

Veel tools laten in het beheerportaal zien wanneer een gebruiker voor het laatst heeft ingelogd. Niet ingelogd in de afgelopen 60 dagen? Dan is dat een kandidaat om op te zeggen. Leg de lijst ook naast je personeelslijst: staan er mensen op die niet meer in dienst zijn?

4. Zoek naar dubbele tools

Twee teams die elk een eigen tool gebruiken voor hetzelfde, bijvoorbeeld voor videobellen, bestanden delen of projectplanning. Kies er één, en zeg de andere op bij de volgende verlenging.

5. Check de opzegtermijn voordat je iets opzegt

Licenties verminderen kan bij sommige leveranciers direct, bij andere alleen per verlengdatum. Kijk dus ook wanneer je contract verlengt en hoe lang de opzegtermijn is.

Wat het kan schelen

Een voorbeeld: een bedrijf betaalt voor 50 licenties Google Workspace Business Standard, à € 13,60 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Er zijn er 41 in gebruik. De negen ongebruikte licenties kosten samen € 122,40 per maand, of € 1.468,80 per jaar. Voor één tool.

Reken het uit voor je eigen licenties. Naar de licentiecalculator

En daarna?

Het lastige is niet de eerste opruimronde, maar het bijhouden. Over een half jaar zijn er weer nieuwe collega's, vertrokken collega's en nieuwe tools. Geef daarom elk contract een vaste eigenaar en kijk elke maand kort of het aantal licenties nog klopt.

In Contracker zie je per contract hoeveel plekken je betaalt en hoeveel er in gebruik zijn, en krijgt de eigenaar elke maand een korte seat check. Team kost minder per maand dan vier van die ongebruikte licenties. Probeer het 14 dagen gratis.