Prijsverhoging van je softwareleverancier: vijf manieren om te reageren

Elk jaar rond dezelfde tijd komen ze binnen: mails van leveranciers die hun tarieven aanpassen. Vaak gaat het om een paar procent, soms om meer. De meeste bedrijven accepteren het zonder te reageren. Dat is begrijpelijk, maar meestal niet nodig. En wie niet reageert vóór de opzegdatum, betaalt de nieuwe prijs vaak een heel jaar.

1. Lees wat je contract zegt

Kijk of je contract of de algemene voorwaarden een prijsverhoging tijdens de looptijd toestaan, en onder welke voorwaarden. Soms is de verhoging gekoppeld aan een index of aan een maximum. Soms mag de prijs pas bij verlenging omhoog. Dat bepaalt hoeveel ruimte je hebt.

2. Kijk naar de opzegdatum

Je onderhandelingspositie is het sterkst als je nog kunt opzeggen. Ligt de opzegdatum binnenkort, reageer dan vóór die datum. Ligt die ver weg, noteer dan wanneer je het gesprek wilt voeren.

3. Verminder het aantal licenties

De snelste besparing zit vaak niet in de prijs per licentie, maar in het aantal. Tel hoeveel mensen de tool echt gebruiken en vraag of je naar dat aantal terug kunt.

4. Bied iets aan in ruil voor een betere prijs

Leveranciers waarderen zekerheid. Een langere looptijd of jaarbetaling in plaats van maandbetaling kan een reden zijn om de oude prijs te behouden of korting te geven. Doe dat alleen bij software die je zeker blijft gebruiken.

5. Vraag het, vriendelijk en concreet

Een korte, zakelijke mail werkt het best. Bijvoorbeeld:

Beste [naam], dank voor jullie bericht over de nieuwe tarieven per [datum]. We gebruiken [product] sinds [jaar] met [aantal] gebruikers en zijn er tevreden over. Een verhoging van [percentage] past niet in ons budget voor volgend jaar. Ons contract verlengt op [datum]. Kunnen we bespreken of we de huidige prijs kunnen behouden, bijvoorbeeld bij een verlenging van twee jaar of met jaarbetaling? Ik hoor graag wat mogelijk is. Met vriendelijke groet, [naam]

Schrijf je eigen mail in een minuut. Naar de onderhandelingsmail-generator

Niet elke leverancier gaat mee. Maar wie het niet vraagt, betaalt in ieder geval de volle prijs.

Contracker houdt de prijsontwikkeling per contract bij en zet ruim vóór de opzegdatum een conceptmail klaar met de feiten. Jij past hem aan en keurt hem goed; pas dan wordt hij verstuurd. Bekijk hoe het werkt.